Backup (czyli kopia zapasowa) to proces tworzenia dodatkowych kopii danych, które można odtworzyć w razie utraty oryginału. W praktyce oznacza to, że każda informacja kluczowa dla działania firmy – od dokumentów finansowych, przez projekty, aż po pocztę elektroniczną – musi być dostępna w co najmniej jednym alternatywnym miejscu.

W firmach kopie zapasowe obejmują m.in.:

• bazy danych klientów – numery kontaktowe, historia współpracy, dane sprzedażowe,

• dokumenty księgowe i kadrowe – faktury, deklaracje, umowy,

• poczta elektroniczna – korespondencja z klientami i partnerami biznesowymi,

• pliki projektowe i produkcyjne – dokumentacja techniczna, grafiki, materiały marketingowe,

• dane z systemów ERP i CRM – czyli serce działalności wielu firm: stany magazynowe, raporty sprzedaży, harmonogramy pracy.

Dobrze przygotowany backup to nie tylko zgranie plików na pendrive albo drugi komputer. To kompletny system, który:

1. Działa automatycznie – kopie tworzą się regularnie (codziennie, co tydzień), bez zależności od tego, czy pracownik pamięta je wykonać.

2. Obejmuje wszystkie krytyczne obszary firmy – nie tylko pliki Worda i Excela, ale także całe bazy danych, skrzynki pocztowe, konfiguracje systemów i urządzeń.

3. Jest przechowywany w wielu lokalizacjach – bo trzymanie wszystkiego „na miejscu” jest ryzykowne. Pożar, zalanie lub kradzież mogą zabrać zarówno dane główne, jak i ich kopię.

4. Jest szyfrowany i chroniony przed nieautoryzowanym dostępem – dane w backupie to nadal dane poufne, które muszą być zabezpieczone zgodnie z RODO i zasadami bezpieczeństwa.

5. Jest testowany – sam fakt, że kopie się tworzą, nie daje gwarancji. Trzeba regularnie sprawdzać, czy da się je odtworzyć i w jakim czasie.

W nowoczesnych firmach stosuje się tzw. strategię 3-2-1:

• co najmniej 3 kopie danych,

• przechowywane na 2 różnych typach nośników (np. dysk NAS + chmura),

• z czego 1 kopia znajduje się poza siedzibą firmy.

Dzięki temu nawet w przypadku poważnej awarii serwera, ataku ransomware czy błędu człowieka przedsiębiorca jest w stanie szybko odtworzyć swoje dane i kontynuować działalność bez poważnych strat.

• Kopia tylko lokalna – np. na dysku USB. Jeśli komputer zostanie zaszyfrowany lub ukradziony, tracimy wszystko.

• Brak testów przywracania – firmy robią kopie, ale nigdy nie sprawdzają, czy da się je odtworzyć.

• Brak automatyzacji – backupy robione „jak ktoś pamięta”.

• Przechowywanie w tym samym miejscu – jeśli serwer i backup stoją w jednym pomieszczeniu, po pożarze lub zalaniu stracimy oba

• Kilka miesięcy temu zgłosił się do nas przedsiębiorca z okolic Koszalina prowadzący średniej wielkości biuro rachunkowe. Jego firma obsługiwała kilkudziesięciu klientów i przechowywała tysiące dokumentów elektronicznych – faktury, deklaracje podatkowe, zestawienia księgowe, dane kadrowe.

  Pewnego dnia jeden z pracowników otworzył e-mail wyglądający jak wiadomość z urzędu skarbowego. Załącznik zawierał wirusa typu ransomware, który w ciągu kilkunastu minut zaszyfrował całą zawartość dysku komputera oraz współdzielonego folderu w sieci. Wszystkie pliki – w tym najważniejsze bazy klientów – stały się niedostępne. Na ekranie pojawił się komunikat z żądaniem okupu w kryptowalucie.

  Firma nie miała żadnej polityki backupu. Część dokumentów była przypadkowo skopiowana na prywatne pendrive’y pracowników, ale to były tylko wyrywkowe pliki. Większość danych przepadła. Efekt?

  • Trzy tygodnie całkowitego paraliżu – brak możliwości obsługi klientów.

  • Ogromne koszty finansowe – konieczność ręcznego odtwarzania dokumentów, niektóre faktury trzeba było pozyskiwać ponownie od kontrahentów.

  • Strata reputacji – kilku klientów zrezygnowało ze współpracy, obawiając się o bezpieczeństwo swoich danych.

  • Stres i chaos w zespole – pracownicy pracowali po godzinach, próbując ratować sytuację.

  To pokazuje, że brak backupu może oznaczać realne bankructwo – nie przez sam atak, ale przez konsekwencje przestoju i utraty zaufania klientów.

  ---

  Dla kontrastu, inna lokalna firma produkcyjna, z którą współpracujemy, miała wdrożony system kopii zapasowych oparty na serwerze NAS z replikacją do chmury. Kilka miesięcy później jeden z dysków macierzy uległ awarii. Teoretycznie – mogło to oznaczać utratę danych produkcyjnych, harmonogramów i specyfikacji.

  Jednak dzięki wdrożonej strategii backupu (reguła 3-2-1):

  • system automatycznie zapisał kopię zapasową na innym nośniku,

  • dane zostały odzyskane w ciągu kilku godzin,

  • pracownicy nawet nie zdążyli zauważyć poważniejszego problemu – produkcja trwała dalej.

  Koszt naprawy? Minimalny, ograniczony do wymiany sprzętu. Straty? Żadne.

  ---

  📊 Wniosek:

  • Firma bez backupu straciła tysiące złotych, część klientów i wiele tygodni pracy.

  • Firma z backupem ograniczyła problem do krótkiego przestoju i kosztu jednego dysku.

  ---

  👉 Morał dla przedsiębiorcy jest jeden: backup nie jest dodatkiem ani luksusem. To fundament bezpieczeństwa i ciągłości działania firmy.

• W Litelnet stawiamy na sprawdzone i zgodne z najlepszymi praktykami metody ochrony danych. Nasze podejście opiera się na połączeniu technologii, procedur oraz doświadczenia w pracy z firmami i instytucjami z Koszalina i okolic.

  🔒 Reguła 3-2-1

  To fundament skutecznego backupu:

  • 3 kopie danych – oryginał + dwie niezależne kopie,

  • 2 różne nośniki – np. serwer NAS oraz dysk zewnętrzny,

  • 1 kopia poza siedzibą firmy – np. w bezpiecznej chmurze.

  Dzięki temu nawet awaria sprzętu, kradzież czy pożar w biurze nie oznaczają utraty informacji.

  💾 Systemy NAS i serwery backupowe

  Wdrażamy rozwiązania oparte na urządzeniach Synology i QNAP – to dedykowane serwery z macierzami dyskowymi RAID, które gwarantują:

  • szybki dostęp do plików,

  • redundancję (jeśli jeden dysk ulegnie awarii, dane nadal są dostępne),

  • możliwość automatycznych harmonogramów backupu.

  ☁️ Backup w chmurze

  Zapewniamy automatyczne kopie zapasowe w zabezpieczonej lokalizacji zewnętrznej. Dzięki temu nawet w przypadku fizycznego zniszczenia biura dane można odtworzyć w ciągu godzin.

  🔑 Szyfrowanie i kontrola dostępu

  Dane firmowe to często informacje poufne (finanse, umowy, dane klientów). Kopie zapasowe zabezpieczamy tak samo, jak dane produkcyjne:

  • szyfrowanie AES-256,

  • ograniczony dostęp tylko dla uprawnionych pracowników,

  • logowanie i monitorowanie działań.

  📅 Procedury i harmonogramy

  Backup nie działa, jeśli jest wykonywany „od czasu do czasu”. Dlatego wprowadzamy:

  • kopie różnicowe codziennie (zapisują tylko zmiany w plikach),

  • pełne kopie raz w tygodniu,

  • testy przywracania, aby mieć pewność, że dane można odzyskać.

  ---

  ✅ Takie podejście gwarantuje ciągłość działania firmy i spełnia wymogi regulacyjne, m.in. związane z dyrektywą NIS2 czy RODO.
  👉 Dla klienta oznacza to spokój – nawet w najgorszym scenariuszu jego firma nie traci kluczowych danych.

• Dane to dzisiaj najcenniejszy majątek firmy. To na nich opierają się wszystkie procesy biznesowe – od wystawiania faktur, przez obsługę klientów, aż po planowanie produkcji czy analizę sprzedaży. Utrata dostępu do dokumentów, baz danych czy poczty elektronicznej oznacza realne konsekwencje:

  • brak możliwości wystawienia faktury → zablokowany przepływ pieniędzy,

  • brak kontaktu z klientami → utrata zleceń i kontraktów,

  • brak dokumentacji → opóźnienia w pracy, chaos organizacyjny, problemy prawne.

  Każda godzina przestoju w działalności to straty finansowe, utrata reputacji i zaufania klientów. Co gorsza, często to właśnie mniejsze firmy są bardziej narażone – nie posiadają własnych działów IT ani przemyślanej polityki bezpieczeństwa.

  W kontekście nowych regulacji unijnych, takich jak dyrektywa NIS2, sytuacja staje się jeszcze poważniejsza. Posiadanie procedur backupu i planów ciągłości działania to już nie tylko „dobra praktyka”, ale realny obowiązek prawny dla instytucji publicznych i wielu przedsiębiorstw prywatnych. Brak zgodności z wymogami może oznaczać nie tylko ryzyko utraty danych, ale także kary finansowe i odpowiedzialność zarządu.

  Dlatego każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy, powinien zadać sobie pytanie:
  👉 Czy w razie awarii jestem w stanie odtworzyć wszystkie dane i kontynuować działalność bez przestoju?

• Dane to dzisiaj jeden z najcenniejszych zasobów firmy – często bardziej wartościowy niż sprzęt czy biuro. Bez dostępu do dokumentów finansowych nie wystawisz faktury, bez bazy klientów nie skontaktujesz się z kontrahentami, a bez systemu ERP lub CRM nie zrealizujesz zamówienia ani nie zaplanujesz produkcji. Nawet kilkugodzinny brak dostępu do kluczowych plików oznacza realne straty finansowe, opóźnienia i utratę reputacji w oczach klientów.

  Co gorsza, utrata danych to nie tylko problem techniczny. W kontekście nowych regulacji prawnych, takich jak dyrektywa NIS2, wdrożenie procedur backupu i zarządzania bezpieczeństwem informacji staje się obowiązkiem prawnym dla wielu firm i instytucji publicznych. Brak odpowiednich rozwiązań może prowadzić nie tylko do strat biznesowych, ale także do kar finansowych nakładanych przez organy nadzoru.

  Dlatego w nowoczesnym zarządzaniu firmą backup to już nie „dodatkowe zabezpieczenie”, ale element podstawowej infrastruktury biznesowej – tak samo konieczny jak księgowość czy system fakturowy.